Más allá de la teórica y los consejos para no procrastinar (#608) era necesario que fuéramos aún más pragmáticos para hablar de la productividad.
Seguro que muchos tenéis vuestros propios trucos basados en experiencia. Por ejemplo yo uso la creación de hábitos apalancados (#469), pero también hay estudios que verifican pequeñas metodologías que nos ayudan a ser más productivos y que han basado en ciencia.
Pasos para ser más productivo
Hoy hacemos un repaso de un par de decenas de estudios que nos ayudarán a todos a enfocarnos un poco más cuando pasemos por épocas en las que hay demasiadas cosas en nuestras cabezas.
Empieza definiendo tu estado de energía
Los estudios nos dicen que el momento del día en el que decidamos hacer algo puede significar una diferencia en rendimiento del 20%. Dicho de otra manera:
Lo harás 20% peor si haces algo durante el mediodía que si hubieras hecho exactamente lo mismo pero durante la mañana.
Lógicamente hay trampa, porque nos dicen que hay un 20% de la población que genéticamente son unos búhos nocturnos a los que les viene la energía (por temas de melatonina) cuando ya se está terminando el día.
Aunque como hemos discutido en la comunidad esto no es del todo cierto sino que simplemente son personas que están súper desreguladas con la luz y los ritmos circadianos.
Por esto dicen ser búhos… Lo son, pero porque se han desregulado.
Para los mortales bien regulados (el 80% restante) somos más productivos, tenemos más energía y nos es más fácil concentrarnos durante las primeras horas de la mañana. De hecho:
- Un estudio encontró los jueces pasaron sentencias a favor de los criminales el 65% de las veces si el juicio es durante la primera parte del mediodía, en cambio es casi del 0% al final de la mañana sin importar los hechos del caso.1Danziger, Shai & Levav, Jonathan & Avnaim-Pesso, Liora. (2011). Extraneous Factors in Judicial Decisions. Proceedings of the National Academy of Sciences of the United States of America.
- Los directivos de empresa usarán más palabras negativas e irritables en las llamadas que se hagan en el mediodía que si lo hacen por la mañana.
- En entornos hospitalarios era durante el mediodía cuando se veía como los doctores recetaban más antibióticos innecesarios, los trabajadores se lavaban menos las manos, y se encontraban la mitad de polípos en las endoscopistas que si las hacían durante la mañana.2When: The Scientific Secrets of Perfect Timing Tapa blanda – 8 Enero 2019 de Daniel H. Pink
Estos datos son tan aplastantes porque el 80% de la población experimentamos unas fluctuaciones de energía que acostumbran a seguir un mismo patrón.
La energía (y el estado de ánimo) tienda a ir subiendo durante la mañana, baja durante el mediodía, y se vuelve a elevar ligeramente durante la tarde.
Definir en qué momento del día tenemos el pico, la bajada y el rebote es esencial para poder organizarnos de manera que podamos aprovechar ese 20% de productividad en el momento del pico, y hacer esas cosas más calmadas cuando sabemos que hay una bajada natural de rendimiento.
- Pico: será vital que nuestro entorno no nos distraiga porque es el momento perfecto para concentrarte y alcanzar el estado de flow (#483). Este es el momento más crítico porque si estamos rebozando de energía tendríamos que dirigirla a esa única cosa. Esa única tarea. La más importante del día (seguramente la que más resistencia te esté provocando).
- Bajada: es ideal para tomarse una pausa del trabajo o bien para hacer esas tareas que son puramente mecánicas, porque ni de lejos vas a poder entrar en flow durante este rato.
- Rebote: en vez de hacer lo mismo que harías en el pico pero hacerlo peor, la evidencia dice que en las horas de rebote el cerebro está preparado para tener sus sesiones de máxima creatividad.3Dijksterhuis A, Bos MW, Nordgren LF, van Baaren RB. On making the right choice: the deliberation-without-attention effect. Science. 2006 Feb 17;311(5763):1005-7. doi: 10.1126/science.1121629. PMID: 16484496.4Andrews, L.W. «To Become a Better Writer, Be a Frequent Walker» Aquí es cuando toco cosas de las webs, grabo los episodios incluyendo más freestyle, y en definitiva, todo lo que no es preparar guiones.
Nuestro cuerpo ya está equipado para sus sesiones independientes de creatividad, cosas duras y más mecánicas, y de relajación.
Por ejemplo responder emails mejor en la bajada, el trabajo analítico y de concentración durante el pico, y el rebote es el momento perfecto para hacer brainstorming y ser más creativo.
Utiliza técnicas de gestión del tiempo
Sabiendo esto puedes empezar a distribuir mejor el tiempo. Lógicamente no vas a incorporar esas tareas mecánicas que no requieren de mucho foco ni creatividad en el momento del día más alto en cuanto a niveles de energía.
No.
Querremos usar los picos para hacer el trabajo más demandante donde necesitemos estar más concentrados.
El autor del libro Deep Work comentaba como 40 horas de tiempo bien bloqueado era lo equivalente a 60 horas de trabajo sin usar este método.
¿Por qué? Porque cuando tienes muy claro que en ese espacio de tiempo sólo puedes hacer una única cosa, se vuelve mucho más claro a qué tienes que decir que no (#439), por esto tenemos algunas estrategias muy efectivas como:
Método | En qué consiste | Ejemplo |
Sistema del tiempo bloqueado Time blocking | Divides el día en bloques de tiempo. Cada bloque está dedicado a una actividad concreta y sólo puedes dedicarte a esa cosa. | «Escribo cada mañana de 7 hasta las 9» |
Sistema de tiempo por lotes Time batching | Cuando tienes tareas que acostumbran a ser pequeñas y de una misma temática, se bloquea una franja de tiempo para completarlas todas. Esto nos permite eliminar los cambios de contexto de nuestra cabeza ahorrándonos tiempo y energía mental. Por ejemplo bloquear dos bloques de 20 minutos cada uno para contestar el correo es más eficiente que mirarlo cada 15 minutos. | «Contesto todas las preguntas de Discord a las 3 y a las 8» |
Sistema de tematizar los días Day theming | Ideal para los multipotenciales o los que tienen muchas áreas de responsabilidad donde tienen que vestir distintos sombreros constantemente. Se trata de que cada día tiene un «tema». Dedicar cada día a algo específico crea un patrón de trabajo fiable siendo minimalistas en el uso de nuestro tiempo. | «Los lunes son el día de escribir guiones. Los martes son el día de repaso. Los miércoles es cuando grabo…» |
Sistema de bloques de tiempo Time boxing | El Sistema del tiempo bloqueado (time blocking) y el sistema de bloques de tiempo (time boxing) se confunden a menudo. Supongo que por qué suenan similar. La diferencia es que con el de bloques de tiempo, nos autoimponemos un límite de tiempo a una acción que será lo más específica posible. | «Escribiré 1.000 palabras entre las 7 y las 9 mañana» |
Un momento del día en el que me parece totalmente infravalorado para hacer time blocking es durante la noche para planificar el día siguiente.
Distribuir nuestro tiempo productivo en bloques nos permite dirigir la atención de forma más eficiente y sobretodo hace que entrenemos esos músculos mentales necesarios para llegar a un estado de flow, de deep work de trabajo profundo, más a menudo y con más calidad.
Adopta una filosofía de trabajo profundo
Decimos que hemos entrado en «trabajo profundo» o deep work cuando hemos alcanzado el flow mientras trabajábamos (#486), pero…
Es que resulta que hay varias filosofías o formas de alcanzar y accionar el deep work.
Filosofía de adopción | Características | Ejemplo |
Monástica | La forma más dedicada de trabajo profundo en la que pasamos todo el rato de trabajo enfocados en una sola tarea sin cambiar de una a otra como si fuera una partida de ping pong. El problema es que es poco realista para la mayoría de ninjas de la vida, que tienen que hacer más de una tarea por día. | «Sólo escribir (exclusivamente)» |
Bimodal | Dividir el trabajo profunda por «épocas». Por lo tanto necesitas ciertas flexibilidad para gestionar tu tiempo a años, meses o semanas vista para poder encajarlo en tu filosofía de trabajo profundo. | «Verano para trabajo profundo y el invierno para tareas superficiales» |
Rítmica | Ideal para los que tenemos un horario estático. Al poder anticipar como lucirán la mayoría de nuestros días, lo que hacemos es bloquear pedazos de horas del día para hacer trabajo profundo y el resto para trabajo superficial. Por esto se llama «filosofía rítmica del trabajo profundo», porque entramos en un «ritmo». | «Las mañanas para trabajo profundo y el resto del día a hacer tareas secundarias» |
Periodística | La opción para los que no saben como lucirán sus días. Esta filosofía en concreto no es apta para principiantes porque tienes que estar en vigilancia constante de tu tiempo y con la mente bien entrenada para entrar en flow cuando tu horario te lo permita. | «Si termino algo pronto o se me cancela un invitado entonces aprovechar para hacer trabajo profundo» |
Define un entorno para concentrarte
Otra idea o consejo es poder definir el entorno donde queremos ser productivos, lo que es mucho más vital de lo que la mayoría piensan, y es que mirad…
Ya sea durante la noche anterior o a primera hora de la mañana mientras se te hace el café, una buena idea es definir exactamente el entorno en el que producirás trabajo profundo porque el entorno básicamente nos define, ¿y cómo definimos nosotros al entorno?
- Ubicación: elegimos un espacio con el mínimo de distracciones y centrarnos durante largos periodos. ¿No lo tienes? Pues te compras unos auriculares con cancelación de ruido. Algo infravalorado en la ubicación es la familiaridad. Cuando más repitas en trabajar en el mismo sitio más fácil (y rápido) te será entrar en «modo trabajo profundo».
- Duración: antes de empezar la sesión te tienes que asegurar de saber cuanto tiempo le dedicarás. Empieza en pequeño si llevas tiempo sin entrenar tu músculo cerebral de deep work. Haz sesiones de 15 minutos y ya lo irás incrementando con el tiempo.
- Estructura: definimos como luce la sesión de trabajo profundo para ti. Por ejemplo, ¿tendrás el teléfono apagado? ¿Cómo medirás el éxito de la sesión? ¿Qué reglas te impondrás? Tenemos que intentar ser lo más específicos posibles.
- Requerimientos: cuando hayas hecho varias sesiones productivas de trabajo profundo, sabrás qué acompañantes hacen tu trabajo más llevadero para entrar en este estado mental. Si es una bebida, compañía, música, alguna aplicación, lo que sea. Todas las armas necesarias para equiparte para petarlo.
Este es un tipo de estructura muy rápida de rellenar que me aseguro de dejar hecha durante la noche anterior para que al levantarme, tenga 100% claro como lucirá mi sesión sin necesidad de gastar un gramo de energía mental.
El Pau de la noche anterior ya se ha ocupado de hacerlo y tiene la siguiente pinta:
Ubicación | Trabajaré en mi oficina casera con la puerta cerrada. |
Duración | Mi trabajo profundo será en 2 bloques de 45 minutos con una pausa de 5 minutos entre cada bloque. |
Estructura | Mi teléfono estará en modo avión y bloquearé el Wifi y las aplicaciones de mi ordenador para poder escribir 1.000 palabras en un documento de Word sin distracciones. |
Requerimientos | Sólo me acompañarán un café y una botella de agua mientras escucho música binaural. |
No infravalores sólo el poder visual del espacio en el que trabajas.
Sólo por el hecho de tener tu zona de curro desorganizada te hace menos productivo, y aunque pienses que no, en el fondo subconscientemente sí afecta como se ha visto en algunos estudios.5McMains S, Kastner S. Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex. J Neurosci. 2011 Jan 12;31(2):587-97. doi: 10.1523/JNEUROSCI.3766-10.2011. PMID: 21228167; PMCID: PMC3072218.
Ejecuta un gran gesto
Otra forma de ser súper productivo es con algo que va a sonar raro inicialmente pero que veréis que cobra mucho sentido cuando expanda en un momento, y es ejecutar un gran gesto.
A veces poco podemos hacer sobre el entorno en el que nos encontramos. A lo mejor estás pasando una época en la que tienes muchas ganas de atacar a tus proyectos paralelos pero todo te recuerda a tu ex. O tu recién nacido no te deja dormir. Lo que sea.
Newport, el autor del libro Deep Work sugiere algo que había escuchado hasta el extremo, lo que él llama «hacerte un gran gesto». Es decir, hacer un tipo de inversión en ti mismo para ayudarte a entrar en modo trabajo profundo.
Este gran gesto, esta inversión, es forzar un cambio en tu entorno que te inspirará (o forzará) a hacer lo que tengas que hacer y a tener una sesión de trabajo. Acostumbra a ser cuando tienes que terminar algo sí o sí y por las circunstancias te cuesta entrar en flow de trabajo.
Nivel de inversión económica | Ejemplo |
Gratis o bajo |
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Medio o alto |
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Había escuchado del caso de un autor (no me acuerdo cuál) que para escribir sus libros, se inspiraba muchísimo cuando estaba en vuelos transatlánticos.
¿Qué ha estado haciendo durante años para ser el máximo de productivo?
Pues para los empujes finales se pilla vuelos hasta Japón de ida y vuelta del mismo día para aprovechar las 16 horas de avión (o las que sean) para escribir como un poseso.
Opera como si fueras una empresa
Pero un error fácil de cometer cuando estamos mirando semanalmente o mensualmente lo productivos que estamos siendo es medirnos con la métrica equivocada. Por ejemplo en mi caso que ya tengo más tendencia a entrar en flow:
No me centro en las palabras a escribir por día, sino que lo que mido y valoro son las horas de trabajo significante que he realizado por sesión.
En vez de decir: vale he publicado X palabras, o he picado tanto código, o he pintado X, o he organizado tantos Excels (lo que sea), es más valioso optimizar las horas en trabajo profundo que el resultado en si.
Por lógica, a más horas de flow trabajando, más estarás produciendo porque recordemos que sólo entramos en este estado de consciencia, de trabajo, cuando nos centramos en un objetivo claro y transcendente. Un objetivo que si dejamos hecho, el resto del día viene de bajada.
Por esto es importante hacer reseñas semanales, no de los objetivos completados, sino del tiempo que hemos podido estar en trabajo profundo.
Planifica tus pausas
Pero no creas que para ser productivo tiene que ser como un niño chino de hace 2 décadas trabajando sin una pausa de baño.
Lo digo porque distinta evidencia apunta a que las personas altamente productivas tienen sesiones entre hora – hora y media de picos de productividad (como máximo).6DeskTime. The secret of the 10% most productive people? Breaking!7Fast Company, 10-31-17, This Is How Many Minutes Of Breaks You Need Each Day
¿Qué hacen entonces? Pues una pausa.
Saber cuando descansar es tan importante como saber qué hacer en cada momento para aprovechar tus niveles de energía. Por esto los estudios avalan como pequeñas pausas nos restaurarán el foco, la motivación, nos harán más creativos y hasta consolidarán nueva información en nuestra memoria para aprender más. Los motivos para ponerles tanta importancia como nuestras sesiones de curro no son pocas:
- El descanso mejora nuestro pensamiento: seguro que te ha pasado que tienes un día de frustración absoluta en tu proyecto sin saber qué demonios debes hacer para solucionar un problema, pero te vas a casa, tienes un sueño increíblemente reparador y el día siguiente, cuanto toca volver a atacar el problema te encuentras con la solución de una manera perfectamente fluida. Lo ves todo más claro. Los estudios demuestran que cuando estamos descansando, nuestro subconsciente aprovecha para «ordenar el buzón» de tu email mental.8Stickgold, R., Walker, M. Sleep-dependent memory triage: evolving generalization through selective processing. Nat Neurosci 16, 139–145 (2013). Es como tener un asistente que trabaja a tus espaldas cuando duermes.
- El descanso nos llena el depósito: la evidencia científica es abrumadora confirmándonos como podemos restaurar la habilidad de dirigir nuestra atención si la dejamos descansar un poco.9Berto, R. (2005). Exposure to restorative environments helps restore attentional capacity. Journal of Environmental Psychology, 25, 249-259. Necesitamos que la mente pueda ponerse en el modo opuesto al foco. A divagar. Estamos hablando de descanso verdadero (nada de grupos de móvil, emails, etc). De hecho se ha demostrado si algunas pausas las podemos hacer en la naturaleza es aún más efectivo.10Berto, R. (2014). The role of nature in coping with psycho-physiological stress: A literature review on restorativeness. Behavioral Sciences, 4, 394-409.11Diette, G. B., Lechtzin, N., Haponik, E., Devrotes, A., & Rubin, H. R. (2003). Distraction therapy with nature sights and sounds reduces pain during flexible bronchoscopy: A complementary approach to routine analgesia. Chest, 123, 941-948.12Joye, Y., & Dewitte, S. (2018). Nature’s broken path to restoration: A critical look at Attention Restoration Theory. Journal of Environmental Psychology, 59, 1-8.13Thal, L. (2014). Attention-deficit hyperactivity disorder and exposure to nature in college students. Parks, Recreation, and Tourism Electronic Theses and Dissertations. Retrieved from https://hdl.handle.net/10355/44338
- El descanso nos hace más creativos: porque es en los periodos de divagar, de aburrirse, cuando la mente se pone en modo más creativo.14Gable SL, Hopper EA, Schooler JW. When the Muses Strike: Creative Ideas of Physicists and Writers Routinely Occur During Mind Wandering. Psychol Sci. 2019 Mar;30(3):396-404. doi: 10.1177/0956797618820626. Epub 2019 Jan 17. PMID: 30653407. Por esto me hago duchas más largas de lo que deberían ser. Porque en mi primera pausa de la mañana, esa ducha caliente me pone en un estado de pensamiento que abarca mil mundos antes de meterme a la segunda sesión de foco.
Ojalá el trabajo profundo para ser altamente productivos fuera infinito, pero no lo es. Algunos expertos sugieren que la media de horas en las que podemos trabajar en flow es de unas 4 horas.
Una vez hemos vaciado la «batería» nuestro foco disminuye.
Este es otro motivo por el que saber elegir correctamente los momentos del día donde nuestra energía y foco son más susceptibles a ser potenciados. Multiplicados.
Es el motivo por el que personalmente sólo trabajo en lo que considero trancendente durante las primeras horas de la mañana pero por la noche nunca de los nuncas puedo (ni quiero) tocar algo que sea relacionado con el proyecto ninja.
Vendría a ser una «pausa de cambio de marcha» porque dejo que por la noche se empiece a rellenar la batería para el día siguiente, pero hay muchos otros tipos de descansos muy efectivos para esparcir y potenciar el trabajo profundo:
Micropausa* cada 25-60 minutos |
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Pausa de movimiento cada 1-2 horas |
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Pausa de naturaleza 1-2 veces al día |
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Pausa social 1-2 veces al día |
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Pausa de cambio de marcha cuando sientas ansiedad |
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Recuerda no infravalorar uno de los mejores inventos españoles: las siestas.16Mantua J, Spencer RMC. Exploring the nap paradox: are mid-day sleep bouts a friend or foe? Sleep Med. Pero las bien hechas. No esas que te quedas frito durante 2 horas y después no sabes ni quien eres.
Las siestas de verdad duran 25 minutos como máximo. Es un estado de trance que no estás ni despierto ni dormido. Es un arte en si mismo así que sí aún no lo dominas, haz como hacía yo y te pones alarma.
Usa apps para ser más productivo
- Notas: la mejor para ti dependerá en tu manera de tomar notas, pero sea cuál sea la que elijas, asegúrate que cubre funciones como que se sincronice con tu móvil y el ordenador, que puedas acceder a ella sin internet, usabilidad, que puedas poner imágenes y cosas así. Personalmente uso la app de notas del mac mismo.
- Calendario: muy básico aunque yo lo utilizo algo distinto. Para organizar mi día tengo siempre la visión mensual puesta.
- Notion: donde tengo mi tablero Kanban para clasificar las tareas que son más o menos prioritarias.
- Freedom: una app que vale la pena pagar para contrarrestar tecnología adictiva con tecnología antiadictiva. Un software que te bloquea las webs que le digas con temporizador. También utilizo una extensión de Chrome (Social Media Blocker).
- Marinara, el asistente Pomodoro®: que es un temporizador de sesiones Pomodoros para poner en tu propio navegador.
- Jumpcut: un programa gratis para Mac con el que puedes recuperar lo que habías copiado anteriormente, porque me pasaba que copiaba algo, volvía a copiar otra cosa, y decía «mierda, necesito lo de antes pero ya tengo otra cosa copiada en el portapapeles». Pues con esto tienes un historial de portapapeles que puede ahorrar un montón de dolores de cabeza dependiendo del trabajo que tengas.
Es muy fácil perderse en montones de aplicación. Lo equivalente a leer montones de libros sobre productividad cuando en realidad tendrías que simplemente estar trabajando. Me acuerdo de mi época de estudiar a saco de idiomas, y pasar días entero leyendo sobre cómo ser efectivo aprendiendo lenguas cuando en verdad… sólo tenía que estar estudiando.
Con las apps para ser más productivo también tienes que seguir una filosofía minimalista, asegurándote que cumplen una función que realmente necesitas. En mi caso me veo abriendo la pestaña de Twitter más de lo que me gustaría, pues me instalo una versión que me lo bloquee.
Cómprate una agenda de productividad
¿Qué ha sido esencial para crear mi rutina de mañana productiva?
Durante años fue una libreta en blanco, pero me fui dando cuenta que las secciones que incluía empezaban a tener la misma estructura en base a lo qué iba aprendiendo de la evidencia científica de la productividad…
Por esto diseñé la mía. Tener una agenda de productividad ha sido esencial para tener muy clara la estructura de mi día, además de combinarla con psicología positiva.
- Los estudios demuestran los beneficios de escribir a mano y en papel para el cerebro, liberándonos de ansiedad y haciéndonos más productivos.17Masicampo EJ, Baumeister RF. Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. J Pers Soc Psychol. 2011 Oct;101(4):667-83. doi: 10.1037/a0024192. PMID: 21688924.
- Por esto también se incluyen páginas en blanco, porque los estudios demuestran que volcar ideas en una página alivia la ansiedad y la carga cognitiva que llevamos de tantas cosas en la cabeza.18Prescott, Katherine & Milne, Rebecca & Clarke, Jason. (2011). How Effective is the Enhanced Cognitive Interview when Aiding Recall Retrieval of Older Adults including Memory for Conversation?. Journal of Investigative Psychology and Offender Profiling. 8. 10.1002/jip.142.
Bibliografía: fuentes, referencias y notas
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