Pau NinjaNinjas de la vida, aunque para entender la procrastinación sea necesario entender la teoría de cómo nos funciona el cerebro para entenderla, está claro que unos simples consejos para no procrastinar (#608) a nivel teórico no son suficientes.
Que en el ámbito de la productividad siempre queremos cogerla por el lado del pragmatismo.
De esto vamos a hablar hoy.
De trucos, estrategias, métodos, secretos (como quieras llamarlo) que nos pueden funcionar cuando vemos que estamos delante una racha en la que no estamos siendo demasiado productivos.
Mejores estrategias para vencer la procrastinación
Como hemos aprendido, la procrastinación es una emoción. Una negativa, claro.
¿Y qué tipo de estrategias podemos usar para eliminar la procrastinación? Empezaré con un truquito muy tonto pero que puede servirles a muchos.
Vayamos al grano.▼
Utiliza un temporizador para retarte
Un miembro de nuestra comunidad (y ahora amigo mío) que conocí en Estonia, siempre venía a trabajar a la cafetería en la que frecuentábamos con un reloj de esos con temporizador para cocinar pasta.
Literalmente se traía un temporizador de cocina de toda la vida que compró en Amazon, y esta era su estrategia de máxima concentración. Un Pomodoro visual al que nadie podía interrumpir porque todo el mundo veía el temporizador.
No sé si os acordáis pero el italiano que inventó el método Pomodoro usaba precisamente uno de esos relojes en forma de tomate para la cocina, para concentrarse en periodos de 25 minutos por tandas o sesiones.
La historia no es «increíble» (que roce lo legendario) y aún así no me la termino de creer porque yo no podría concentrarme con el «tik, tik, tik» de este tipo de relojes.
Lo sé por experiencia porque madre tenía uno en forma de gallina.
Pero la gracia de ponerte un reloj como el de Raúl no es necesariamente hacerte sesiones de Pomodoro de 25 minutos (que también, porque además mola tocar/apretar el reloj para empezar el temporizador), sino retarte a ver cuanto tiempo puedes concentrarte sin procrastinar.
Lo que hacen algunos es que cuando se termina el tiempo se ponen entonces 10 minutos para (en vez de descansar) dedicar a «procrastinación buena».
Por ejemplo, 30 minutos de trabajo enfocado, 10 minutos de responder emails o responder comentarios de la red sociales y demás, para después volver a hacer una sesión de máximo foco.▲
Varía la técnica Pomodoro de la vida real
Yo las veces que he usado el reloj ha sido más para retarme a ver cuanto tiempo puedo estar concentrado, porque para mí Pomodoro nunca ha funcionado del todo.▼
Tengo una versión que para mí es mucho mejor que la técnica Pomodoro, pero para entenderla necesitamos hacer memoria de en qué consiste el método original:
- Una sesión de 25 minutos
- Descansas 5 minutos
- Repites otra sesión
- Este círculo lo haces 4 veces
- Tomas un descanso más largo (15-30 minutos)
Personalmente hacerlo así siento que me restringe bastante porque nunca encontrarás una tarea que te dure exactamente 25 minutos.
Para algunas personas que tienen que hacer tareas en bloque quizás tenga sentido, pero personalmente que necesito estar entrando en estado en flow (#483) para escribir o grabar, el Pomodoro simplemente me interrumpiría cuando lo que quiero es ir adentrándome en este estado de hiperconentración.
En cambio una versión que yo considero incluso «mejorada» es la que llaman «Pomodoro de la vida real», en la que el tiempo estipulado por sesión son los eventos de tu vida diaria.
Por ejemplo: pones una lavadora que tardará 2 horas, y entonces este será tu «Pomodoro de la vida real». Te tocará trabajar durante esas 2 horas hasta que termina.
Cuando la lavadora suena, atiendo porque tiendo la ropa (…) que es algo tan básico y manual que me saca por completo de donde tenía la mente en ese momento.
Y entonces me tomo el descanso o procrastinación positiva (para hacer tareas mecánicas durante un rato).
Me va perfecto para airear la cabeza y si que encuentro que hacer una pausa entonces tiene mucho más sentido para recargar energías, que no elegir una cantidad de minutos aleatorios.
- Acción: usa «temporizadores de la vida real» para forzar externamente la Ley de Parkinson.
- Ejemplos: poner una lavadora, esperar 20 minutos que se resfríe el café…▲▼
Captura pensamientos pero no los guardes en la cabeza
Otra estrategia práctica para evitar la procrastinación es crear un sistema de «volcado de cerebro». Lo que en inglés llaman brain dumps.
A veces estamos concentrados, a puntito de entrar en flow, en la zona… Pero de pronto nos viene a la mente una idea brillante, o una tarea mecánica que tenemos que (o podríamos) hacer.
Y claro, nos autoh0demos porque nuestro centro de atención se pone ahí, y de aquí surge el problema. ¿Por qué? Pues porque nuestro cerebro está hecho para fijarse en tareas incompletas. Un sesgo cognitivo llamado Efecto Zeigarnik.1Zeigarnik, B. (1927). «On finished and unfinished tasks.» Psychologische Forschung, 9(1), 1-85.2Baumeister, R. F., & Vohs, K. D. (2004). «Handbook of Self-Regulation: Research, Theory, and Applications.» Guilford Press.3Ovsiankina, M. (1928). «The resumption of interrupted activities.» Psychologische Forschung, 11, 302-379.
Por suerte para nuestra productividad, los estudios han demostrado que sólo por el hecho de apuntar esa idea en algún sitio, ya hará que seamos propensos a completar luego esa tarea que nos acaba de venir de sopetón.
O sea que apuntarlo en una libreta en blanco o una agenda de productividad como esta, ya nos ayuda dramáticamente a reducir pensamientos repetitivos sobre lo que tenemos que hacer.4Masicampo EJ, Baumeister RF. Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. J Pers Soc Psychol. 2011 Oct;101(4):667-83. doi: 10.1037/a0024192. PMID: 21688924.
¿Y qué hace esto? Pues que en vez de ser totalmente reactivos y tener ganas de hacer lo que se nos acaba de ocurrir por miedo a que se nos vaya de la mente, una mejor estrategia es apuntarlo (para asegurarnos de que no se nos irá) y volver rápido a la tarea en la que estábamos enfocados para no perder el flow.
- Acción: por esto el primer consejo es tener un sitio designado a «volcar tus ideas», ya sean cosas creativas o tareas incompletas que el Efecto Zeigarnik nos hace recordar, para mitigar el querer procrastinar haciendo algo que no nos hemos propuesto hacer.▲▼
Utiliza la regla de los 2 minutos
Y de aquí sale otra técnica sinergística porque reniendo siempre un sitio donde apuntar mis ideas secundarias para que no me distraiga de la tarea principal, lo que hago es aprovechar estos brain dumps para aplicar la regla de los 2 minutos.
Una regla muy simple pero también muy efectiva.
Básicamente esta regla nos dice que si tardaríamos menos de 2 minutos en completar una tarea en el momento de definirla, entonces hay que hacerla en ese preciso instante.
Porque generalmente son las pequeñas tareas las que se amontonan en nuestras listas de cosas que hacer y al final simplemente parece que son imposibles de hacer.
- Regar las plantas
- Arreglar la mesa de trabajo
- Limpiar el espejo…
Pero incluso cosas relacionadas con el trabajo como colgar ese archivo, o picar esa línea de código, o responder ese email.
Son todo tareas que podemos dejar hechas en menos de 120 segundos segundos.
En cambio, si dejamos que se amontonen parece que la propia lista tenga cada vez más momentum. Terminamos viendo esa lista como un montón de cosas que llevan más trabajo de lo que en realidad llevan.
La magia de la regla de los dos minutos, es que es una herramienta muy útil para cortar en pedacitos a la tarea más grande del día en la que estamos trabajando.
Por ejemplo si hoy mi foco son escribir 2.000 palabras de calidad, la próxima tarea de 2 minutos sería un pedacito de este objetivo y claro, gracias a esto tenemos varias ventajas:
- No se necesita ningún sistema o estructura
- Previene la procrastinación antes de que empecemos
- Crea impulso/momentum haciéndonos conseguir pequeñas metas
- Crea el hábito de atacar tareas sin pensarlo
- Es flexible
Pero os voy a ser sincero, no soy muy fan de «hacerlo en el momento de pensarlo», aunque dependiendo de lo importante que fuera la tarea del foco he aplicado más o menos la técnica.
Pero para mí las tareas de 2 minutos, prefiero que terminen igualmente en una lista Kanban especial de tareas de 2 minutos o menos, en las que básicamente combinaré con la siguiente estrategia para ir pesándolas de allí.
- Acción: hacer todo lo que nos pueda llevar 2 minutos en el momento de pensar que tenemos que hacerlo, o encontrar un momento específico para hacerlo.▲▼
Permítate saltar acciones no urgentes
Por esto me gusta mucho pescar las tareas de 2 minutos de mi lista, en un momento específico del tiempo, aunque para esto hay que aprender a organizarse con los bloques de tiempo (#625).
Lo que quiero decir es que básicamente combino la regla de los 2 minutos con la técnica creada por el profesor John Perry llamada «procrastinación estructurada» en la que no deja de ser otra cosa que…
Permitirnos procrastinar, pero haciendo una procrastinación «dirigida».
Una pequeña estrategia que utilizo todas las tardes muertas que al final termino destinando a trabajar, porque simplemente voy apagando fuegos de menos de 2 minutos de vez en cuando…5“Structured Procrastination.” 2023. Structuredprocrastination.com Del rollo que;
- Me siento en el sofá
- Pongo un cojín en mi regazo
- Las piernas estiradas
- Una camiseta, manta o ropa antiradiaciones en mi regazo
- … y a procrastinar se ha dicho
Claro. La gracia está en que cuando me meto en esta situación, no me pongo a mirar animes o Netflix, pero tampoco me engaño diciéndome que voy a escribir o a hacer una tarea de máximo foco (en realidad esto lo tendría que haber hecho ya por la mañana).
No, no, no…
Lo que hago es que tengo un tablero Kanban en Notion con mini-tareas que tendré que hacer en algún momento y voy pescando lo que me de la gana.
El inversor Paul Graham define este estrategia como «el buen procrastinador».6“Good and Bad Procrastination.” 2023. Paulgraham.com. Alguien que utiliza otras tareas (eso sí, mínimamente importantes) para «perder el tiempo».
Si consideramos que «perder el tiempo» es no hacer lo más importante del día, claro.
- Acción: ten una lista secundaria de tareas no tan importantes pero igualmente relevantes y significativas de acciones que tendrás que hacer en algún momento. Permítete procrastinar pero que sólo puedas «pescar» tareas de esta lista.
Ten un sistema de priorización que esté bien marcado
Porque no se cuantas veces habré repetido que lo más importante cuando nos levantemos es tener muy claro qué tenemos que hacer.
De hecho lo que tenemos que hacer al día siguiente tendría que ser tan claro que en esta lista sólo tenemos una única cosa.
Exclusivamente una.
El problema surge cuando las prioridades no son claras porque decidir qué tenemos que hacer, termina siendo nuestra propia distracción.
- Acción: por esto otro factor para eliminar la procrastinación (sobretodo si quieres tener una rutina de mañana muy productiva) es dejar claro desde la noche anterior cuál va a ser tu tarea principal de mañana por la mañana. En qué te centrarás.▲▼
Estructura tu día en bloques de tiempo para tomar acción
Una vez sabemos en qué nos vamos a enfocar necesitaremos una estructura diaria para poder centrarnos como si fuéramos un puntero láser en esa única tarea.
Personalmente utilizo el llamado time blocking, una estrategia de la que ya me habéis escuchado a hablar en multitud de veces, por esto sabréis que lo uso un poco distinto al resto.
Y es que la mayoría se bloquea tiempo por tareas específicas cuando la forma más efectiva de hacerlo es por temáticas.
Básicamente no tengo un calendario por horas sino bloques de tiempo de lo que hago durante el día.
Como en «etapas del día» para llamarlo así, o momentos del día en los que llevo distintos sombreros dependiendo de lo que tenga que hacer para considerar que ese día he sido productivo.
Claro que puede que no elimine el cambio de contexto constante del todo, pero este tipo de estructura sirve para cortarlo significativamente.
Recordemos como los «cambios de contexto» son de las principales causas de la procrastinación (#612), y que sólo podemos arreglar creando un entorno que nos permita nos asista en no querer cambiar de entorno. En no distraernos de ese entorno. Esa tarea.
Vamos, que en el fondo nuestro único objetivo cuando nos metemos manos a la obra tendría que ser mantenernos en esta tarea específica el máximo de tiempo posible para alcanzar el estado flow.
Y ojo porque también me refiero a alcanzarlo en tareas que no sean necesariamente de máxima productividad o foco.
Como cuando nos ponemos a hacer una sesión en la que pescamos de la lista de tareas de 2 minutos.
También se puede alcanzar máxima concentración haciendo estas mini-tareas. Como un malabarista enfocado no sólo en una pelota sino en varias a la vez pero el foco es la acción en si mismo.
Por esto recomiendo tematizar.
- Agrupa tareas: en vez de responder 10 emails de forma separada durante todo el día, te pones unos 10-20 minutos diarios en uno o varios momentos del día que sólo dedicarás a responder emails, esto evita que lo tengas que tener en el fondo abierto.
- Bloquea el día por horas: básicamente time blocking.
- Tematiza los días: como yo hago a veces, por ejemplo algunos domingos digo «hoy es día de vídeos para redes» y todo lo que hago (escribir guiones o grabar) es exclusivo para las redes. Algo que se puede combinar igualmente con el time blocking pero todo el día estará tematizado.▲
Bibliografía: fuentes, referencias y notas
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