Pau NinjaCuando alguien decide que va a organizarse mejor, termina cayendo en una en una de estas dos cestas…
O bien no organizan nada y es puro caos, o quieren organizarlo todo al milímetro.
Y sinceramente ambos enfoques siempre han terminado siendo un desastre para mí, por esto tengo una manera de atacar a la organización un poco diferente.
Pero quien sabrá más que yo de esto, va a ser la ciencia y los estudios que hoy repasamos para ver qué herramientas, recursos y cambios de mentalidad necesitamos para aprender a organizarnos mejor.
Pasos para aprender a organizarme mejor
Con mi enfoque siento que no estoy clausurado en un horario como un robot, pero a la vez termino muchas de las cosas que me propongo.▼
Céntrate en el objetivo más importante del día
En este aspecto sí que ya he empezado a ver algún paper donde se investiga lo que vengo diciendo hace años: cada día céntrate en una sola cosa.
Una única cosa.
Verás que esta «sola cosa» acostumbrará a ser en el 90% de las veces la tarea más importante. Que no significa que sea necesariamente la más urgente.
Un estudio de hace unos pocos años examinaba precisamente esto: como decidimos en qué tarea trabajar cuando se mezclan cosas importantes y cosas urgentes (que no es lo mismo).
Después de cinco experimentos separados el patrón era el mismo:
Nuestra atención va dirigida a las tareas sensibles al tiempo que son menos urgentes incluso cuando las tareas menos urgentes son más importantes para nosotros y nos dan más recompensa.1Zhu, Meng & yang, yang & Hsee, Christopher. (2018). The Mere Urgency Effect.
Lo llamaron el «efecto de mera urgencia» (de «Mere-Urgency Effect» en inglés) que explicaría por qué somos tan malos gestionando el tiempo.2Meng Zhu, Yang Yang, Christopher K Hsee, The Mere Urgency Effect, Journal of Consumer Research, Volume 45, Issue 3, October 2018, Pages 673–690, https://doi.org/10.1093/jcr/ucy008
Somos más propensos a priorizar con fecha límite antes que las importantes, transcendentes y más relevantes emocionalmente.
Por esto la mayoría tienden a retrasar lo más difícil que tienen que hacer ese día.3Habbert, Rachel & Schroeder, Juliana. (2020). To build efficacy, eat the frog first: People misunderstand how the difficulty-ordering of tasks influences efficacy. Journal of Experimental Social Psychology. 91. 104032. 10.1016/j.jesp.2020.104032. Que acostumbra a ser lo que les daría una recompensa (emocional o tangible) mayor a largo plazo.
Esto les lleva a costes de autoestima y como no, de productividad.
Esos investigadores mismos dicen lo mismo que los ninjas: debemos empezar el día con la tarea más difícil. Aunque sea un consejo que va en contra de toda intuición.
No sólo porque es cuando nuestros depósitos de energía están llenos, sino porque al levantarnos el cerebro está rebozando de ondas delta y theta, que son similares a las ondas de cuando entramos en estado de flow (#483).4Katahira K, Yamazaki Y, Yamaoka C, Ozaki H, Nakagawa S, Nagata N. EEG Correlates of the Flow State: A Combination of Increased Frontal Theta and Moderate Frontocentral Alpha Rhythm in the Mental Arithmetic Task. Front Psychol. 2018 Mar 9;9:300.5What it’s like to have a brain in permanent flow state — a qEEG report. Oksana Andreiuk, Canadian Biohacker, May 7, 2019
¿Significa esto que sólo completarás una tarea por día y ya está? Generalmente no, pero si por cosas del destino la vida te lanza cisnes negros que requieren que hagas tu horario diario más flexible…
Como mínimo, habrás completado lo más importante de todo.
En el fondo sabes que sólo te embriagarás de la sensación de haber tenido un día productivo si esa tarea queda hecha.
Y oye.
Quizás no hay ningún imprevisto y hacer esa acción única y exclusivamente es lo que te da el momento para seguir petándolo durante el día cuando la dejes hecha.
En inglés lo llaman «comerse una rana».
Seguro que conoces la analogía de las piedras grandes y las pequeñas.
(…).
En esta analogía las rocas representan las cosas importantes. Si empiezo a llenar mi día con trivialidades, después me encontraré que no tengo espacio para aquellas tareas de más peso. Las que me dan la sensación de que he hecho algo con mi vía.
El resto colócalo todo en tareas secundarias.▲▼
Elige el método de organización más eficiente
Pero todos hemos pecado de esas tareas secundarias que nunca terminan haciéndose, es por esto que recomiendo que uno de esos días tematizados donde nos ponemos un sombrero distinto, encontremos un día en el que nos ponemos el sombrero del apagafuegos.
Un día para destinar a completar tareas de esta lista secundaria de donde lo vamos pescando todo, y aquí sí que utilizo herramientas, recursos y programas que os van a sonar más de uno.
Cuando estoy en modo poco, todo lo que pueda incitar a un cambio de contexto es la muerte a la productividad, pero en tareas que queremos hacer y que se hace medianamente rápido, estas herramientas son muy potentes.
Kanban
Por ejemplo utilizo mucho los tableros Kanban.
El llamado «método kanban» consiste en básicamente ir trasladando pequeñas tarjetas según el estado de producción en el que están.
Normalmente: por empezar, en proceso y finalizado.
Pero yo lo tengo personalizado.
Por ejemplo en el mío tengo una columna de ideas de guión, la de al lado es de escritos en borrador, al lado de esta tengo la revisión final y la última columna cuando un guión ya está listo para grabar.
Hay distintas filas según la temática del podcast.
La fila de más arriba es a lo que me estoy centrando, y cuando termino un guión, se pone a la columna de grabar y «pesco» alguna de las nuevas ideas o de lo que tengo en borrador.
Fijaros.
Todo está volcado en uno de mis dos tableros que clasifico como tablero del prioritario (ahora el podcast), y el tablero secundario, donde hay mini proyectos.
Mi idea es que el tablero prioritario es el que tengo que tener abierto el 80% de las veces con el que tengo que estar entrenado en sesiones de trabajo profundo en mis picos de energía.
El tablero secundario es el que utilizaré por todos los proyectos y tareas menso importantes.
El tablero que tendré abierto para usar con la siguiente técnica… el método Pomodoro.
Pomodoro
Esta técnica dice trabajar durante 20-30 minutos y descansar 5-10 minutos.
Cuando haces cuatro «pomodoros» (sesiones de unos 20 minutos) entonces tomas un descanso más largo.
Sólo uso esta tarea para hacer varias microtareas durante ese rato.
| 🍅🍅🍅🍅 |
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| Descanso largo (20-30 minutos) | Procrastinación planeada |
| 🍅🍅 |
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| Descanso corto (5-10 minutos) | Procrastinación planeada |
| 🍅🍅🍅🍅 |
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| Descanso largo (20-30 minutos) | Procrastinación planeada |
Si quiero ponerme en un estado muy inmerso de trabajo profundo, por ejemplo escribiendo o estudiado, la omito del todo porque no quiero alcanzar el maravilloso estado de flow y que una alarma me detenga.
Para estas tareas pequeñas es muy recomendable si saber cómo organizar mi tiempo diario implica una sesión sin pausas.
Pero aún hay más, y es que…▲▼
Time blocking
El 90% de la gente que conozco organiza su día creando bloques de tiempo que calculan que van a ocupar las tareas que tiene que hacer.
Mal.
El time blocking es mucho más efectivo cuando haces vista de pájaro.
Yo creo bloques de tiempo para la «sesión» en la que me encuentro.
En lenguaje ninja: ¿qué voy a estar haciendo durante todo este rato? No tareas específicas sino el tipo de acción.
¿Trabajo? ¿Comer? ¿Libre? ¿Siendo social?
Si un bloque te tiempo cae en un recuadro de por ejemplo «trabajo» ahí es cuando empezaré a «pescar».
Veo muchos calendarios y agendas con montones de cosas que hacer. Tareas marcadas al minuto lo que para mí es un error porque si no llegas, ¿qué sucede? Que te sientes mal por no haber cumplido.
Personalmente cambio esta perspectiva por completo. Nada de cuando hacer las cosas que sabes que tienes que hacer. Lo que hago es time blocking, bloquearlo por tiempo pero no de la tarea, sino de la sesión.▲▼
Convierte la gestión de tu tiempo en un ritual
Aquí ya tengo que dejar claro es que lo que necesitas no es motivación, inspiración o ni siquiera ser una persona disciplinada. Lo que necesitas es un sistema.
La motivación no va antes que la acción. Es al revés. Primero tomas la acción (a pesar de no te apetezca) y cuando llevas unos cuantos minutos, entonces la motivación aparecerá.
Es por esto que tener un ritual de organización es tan importante. Un ritual que es ideal dejar preparada durante la noche anterior, o el domingo a modo semanal.
O aún mejor: ambos.
- Noche anterior: con sólo 10-15 minutos de planificación nocturna me ayuda a no perder tiempo y energía durante la mañana decidiendo qué tengo que hacer (y qué no, igual de importante).
- Una vez a la semana: mi día acostumbra a ser sábado o domingo que es cuando analizo si hay ciertas metas o cosas que quiera alcanzar durante esa semana.
Y es que si nos lo paramos a pensar, en el fondo el impedimento más grande de gestionar nuestro tiempo casi siempre es no tener claro en qué trabajar.
La procrastinación acostumbra a ser un síntoma de no tener claro qué es lo importante de verdad lo que nos lleva a cambios de contexto considerables (#608, mira los 10 consejos para no procrastinar, que incluye los cambios de contexto).
Pensad que construimos lo hábitos muy fácilmente cuando vemos los resultados de nuestra dedicación casi al instante de realizarlo.
Y esto de hecho empieza en el momento de la planificación, porque planificar el día siguiente hará que veamos resultados al mismo día siguiente, inmediatamente reforzara el hábito nocturno de planificar.
Inmediatamente vienen los sentimientos de motivación, más concentración y sensación de organización hasta que gestionar el tiempo del día siguiente sea ya… bueno. Un ritual.
Así que yo empezaría por recomendar buscar un momento para hacer este rito y ponernos una alarma específica para ello.▲▼
Organiza tu día alrededor de tus metas
Pero claro, como humano adulto en el mundo moderno, cuando llegue el domingo tendrás el calendario de la semana siguiente con algunas tareas que tienes que hacer por obligación.
Todos tenemos compromisos, sitios en los que tenemos que estar haciendo algo, citas, reuniones obligatorias, plazos urgentes…
Pero eres un ninja de la vida.
Esto significa que también tendrás tareas que quieres añadir a tu agenda minimalista para conseguir ciertos objetivos de tu proyecto de vida.
El truco para una buena gestión de tiempo es hacer caber tus metas y tareas personales primero y después ya incorporarás las otras cosas que tu vida de adulta te exige.
Para organizar mi semana a nivel diario tengo 3 cosas.
Primero el tiempo de trabajo prioritario (me centro en una cosa) > tiempo de trabajo no prioritario (tareas secundarias) > y después ya otras cosas del día.
Para organizar estas tres cosas tengo tres recursos para organizarlas:
- Objetivos personales: lista de tareas de quiero/debería hacer
- Obligaciones: lista de tareas que debo hacer en algún momento
- Sensible al tiempo: calendario
Mi método se basa en la combinación de un calendario con estas dos lista de tareas. En el calendario no hay las tareas en si mismas a menos que sea una llamada con invitado o alguna cita, que lógico entonces sí es time sensitive.
O sea que en realidad mi calendario está muy vacío, porque lo que tengo a la mente es un ritual. Una rutina de «cubos».
Mi día termina estructurado en cubo básicamente y lo que voy haciendo es cazando tareas de la lista, en vez de cumplir las directrices o tareas de un calendario con las horas marcadas.
Lo que sea time-sensitive y que dependa de terceras personas poco podrás hacer, pero la lista de tareas la dejo como está. No la organizo.
¿Y eso?
Aquí es donde la mayoría ya falla. Llenando el calendario de cosas que tiene que hacer primero, y después, si le queda tiempo, ya trabajará en algo suyo…
Mal.
Primero distribuiré los «debería hacer» y después los «tengo que hacer», que son cosas muy distintas.
La pregunta y el kit de la cuestión aquí es… ¿cómo empezamos? Pues mirad.▲▼
Divide tus objetivos en acciones pequeñas
«El secreto para salir adelante es… empezar. El secreto para empezar es dividir las tareas grandes y abrumadoras en tareas más pequeñitas y manejables, y simplemente empezar por la primera». -Mark Twain
Es un consejo muy sonado en el mundo de la productividad pero es exactamente lo que vamos a hacer.
O al menos a intentarlo, porque ya sabes…
Si lo ha dicho alguien famoso y muerto es que será verdad. Pues no porque en realidad también tenemos ciencia que lo respalda.
Los psicólogos llevan creando la teoría de establecer objetivos desde hace décadas viendo como poner estas metas ya sean personales o profesionales no sólo afecta nuestro comportamiento hacia la vida o lo bien que hacemos nuestro trabajo, sino que incluso ayuda a movilizar energía6Locke, E. A., & Latham, G. P. (1991). A theory of goal setting & task performance. The Academy of Management Review, 16(2), 212-247.7Locke, E. A., & Latham, G. P. (2002). Building a practically useful theory of goal setting and task motivation. American Psychologist, 57(9), 705-717..
Seguro que has tenido un día vago de sofá y manta. Días que raramente, a pesar de no haber gastado una sola caloría sientes que no tienes energía.
Por eso cuando haces cosas, terminas cansado al llegar a casa pero mientras lo estás haciendo, extrañamente rebozas de energía.
Pues un truco para cazar esta energía es ir consiguiendo objetivos.
No lo digo yo sino que lo dice la ciencia, el hecho de ir consiguiendo objetivos pequeñitos que forman un objetivo más grande nos aumenta el estado de ánimo y a la vez nos ayuda a movilizar energía.
| Objetivo a largo plazo | Tareas potenciales |
| Sacar abdominales |
|
Esto nos ayuda a convertir objetivos lejanos largoplacistas en algo alcanzable, lo que según la evidencia nos hace mucho más propensos a conseguirlo.8Amabile, T. & Kramer, S. J. The Power of Small Wins. Retrieved from https://hbr.org/2011/05/the-power-of-small-wins
Bueno. No hace falta que nos lo diga la ciencia para deducirlo.
Pero ojo porque además, si le podemos poner una restricción de tiempo (después de cenar, antes del gimnasio…) se ha demostrado que es mucho más efectivo para conseguir lo que nos propongamos durante el día.9Brulé, G., & Morgan, R. (2018). Working with stress: can we turn distress into eustress? Journal of Neuropsychology & Stress Management, 3, 1-3.10Snyder, C. R. (2002). Hope theory: Rainbows in the mind. Psychological Inquiry, 13(4), 249-275.▲▼
Visualiza tu semana como un todo
Las mejores agendas de productividad para organizarte no son ni diarias, ni semanales, ni mensuales… Sino que incluyen todas las temporalidades a la vez.
No sólo una sino una combinación de todo.
Tienes que poder visualizar al menos la semana para poder organizar esos hábitos que no son diarios. Por ejemplo: ir al gimnasio x3 días la semana, o escribir un diario de gratitud x3 días a la semana (porque la evidencia respalda que más que esto no lleva a beneficios añadidos).
Si tenemos muchos objetivos distintos porque eres un multipotencial, a algunas personas les gusta tener «días tematizados».
Días en los que se ponen un sombrero específico y actúan como si fueran un especialista de este ámbito antes de cambiar a otro sombrero el día siguiente.
Quizás decides que de lunes a viernes te dedicarás a tus objetivos y tareas profesionales mientras que los fines de semana serán para conseguir lo que quieres a nivel personal.
Aquí si que no hay evidencia de la psicología que apunte a una mejor manera de organizar la semana. Es por elección personal.
Personalmente me gusta poner días tematizados y ponerme ese sombrero específico y sentirme especialista (en vez de multipotencial) de algo.▲
No te pases con las herramientas de organización
- Agenda planificadora en papel
- App de tableros
- App para volcar ideas
- Calendario digital
Bibliografía: fuentes, referencias y notas
- 1Zhu, Meng & yang, yang & Hsee, Christopher. (2018). The Mere Urgency Effect.
- 2Meng Zhu, Yang Yang, Christopher K Hsee, The Mere Urgency Effect, Journal of Consumer Research, Volume 45, Issue 3, October 2018, Pages 673–690, https://doi.org/10.1093/jcr/ucy008
- 3Habbert, Rachel & Schroeder, Juliana. (2020). To build efficacy, eat the frog first: People misunderstand how the difficulty-ordering of tasks influences efficacy. Journal of Experimental Social Psychology. 91. 104032. 10.1016/j.jesp.2020.104032.
- 4Katahira K, Yamazaki Y, Yamaoka C, Ozaki H, Nakagawa S, Nagata N. EEG Correlates of the Flow State: A Combination of Increased Frontal Theta and Moderate Frontocentral Alpha Rhythm in the Mental Arithmetic Task. Front Psychol. 2018 Mar 9;9:300.
- 5What it’s like to have a brain in permanent flow state — a qEEG report. Oksana Andreiuk, Canadian Biohacker, May 7, 2019
- 6Locke, E. A., & Latham, G. P. (1991). A theory of goal setting & task performance. The Academy of Management Review, 16(2), 212-247.
- 7Locke, E. A., & Latham, G. P. (2002). Building a practically useful theory of goal setting and task motivation. American Psychologist, 57(9), 705-717.
- 8Amabile, T. & Kramer, S. J. The Power of Small Wins. Retrieved from https://hbr.org/2011/05/the-power-of-small-wins
- 9Brulé, G., & Morgan, R. (2018). Working with stress: can we turn distress into eustress? Journal of Neuropsychology & Stress Management, 3, 1-3.
- 10Snyder, C. R. (2002). Hope theory: Rainbows in the mind. Psychological Inquiry, 13(4), 249-275.
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