Tiempo es el único recurso del que no podemos fabricar más. Siendo tan limitado, estresa un poco pensar cómo organizar mi tiempo diario para ser lo más productivo posible. Lo que me he dado cuenta es de que la mayoría de conocidos lo hacen mal.

Buscando por internet hay mucha “teórica”, pero pocos que enseñen como lo hacen. Así es como organizo yo mi día y semana.

Cómo organizar mi tiempo diario

Una arma de doble filo que veo en muchos, es el querer pasar de no ser organizado a tenerlo todo calculado al milímetro.

Tengo un enfoque distinto. Con él siento que no estoy clausurado en un horario como un robot, pero a la vez termino muchas de las cosas que me propongo.

Estos son los principios.

No poner las tareas en horas concretas

Veo muchos calendarios y agendas en la biblioteca con montones de cosas que hacer. Las horas están marcadas al detalle pero si no llegan, después toca moverlo todo y sentirse mal por no haberlo logrado.

El primer “tip” que doy y que hago yo para organizar mi tiempo diario es, primero de todo, cambiar esta perspectiva. No hay que poner las horas de cada actividad.

Todas las tareas van a la sección de “día entero” y no a ciertas horas en concreto. ¿Por qué?
organizar día entero en calendario
Muchos piensan “cómo organizar mi tiempo diario” y empiezan a poner “haré X de 12 a 13h”. Después no se llega a cumplir y sube el estrés, se pierde la motivación y se tiene que volver a organizar todo.

Lo que hay que tener claro son las horas en las que trabajaré. Si quiero trabajar de 8 a 10h y quiero ponerlo en el calendario (yo no lo marco), pondré una actividad que será: “de 8 a 10 – trabajar”.

Cuando llegue ese momento iré cazando las tareas dentro de la sección de “todo el día”.

En la imagen anterior, el lunes está un poco saturado. Si un día hay demasiadas, y “sobresalen”, es una pista de que tal vez me he puesto demasiadas cosas que hacer.

Un sistema parecido a las “to-do list”. Pero en vez de post-it, se usa el calendario para marcar a nivel de horario algo más vago, pero muy concreto en lo que hay que hacer.

Tener “microtareas” y no “macrotareas”

Un amigo se ponía en la agenda diaria: “escribir el artículo sobre la diabetes”. Quería redactar algo de 5.000 palabras y tener esta macrotarea era muy desmotivante. No le daban ganas de hacerlo porque lo veía muy cuesta arriba.

Le dije que se lo dividiera en microtareas. Tareas mucho más pequeñas y cuantificables.

En vez de escribir “escribir tal” si era un artículo muy largo, lo que le recomendé fue que esta tarea fuera “escribir la sección 1”, después, tal vez al mismo día, “escribir la sección 2”.

Creo firmemente que el súmmum de organizar mi tiempo diario, es terminar cada sesión de trabajo con algo tangible. Que se pueda cuantificar.

Estas “microtareas” ayudan a decirme: vale, esta mañana he hecho la sección 1, y la sección 2. En vez de decir: esta mañana… He escrito un poco.

Cuando las tareas se me hacen cuesta arriba y no tengo ganas de hacer lo que me toca… Lo que hago es pasar a la acción con mi “armadura”.

Así pues para organizar mi tiempo diario, tomo en consideración lo que dijo Mark Twain. Que el secreto de empezar a hacer algo es dividir tareas enormes y abrumadoras, en pequeños deberes manejables. Después simplemente empezar por el primero.

Tener una agenda semanal (no diaria)

Yo uso el calendario de Mac.Una agenda física con una vista de toda la semana con las dos páginas abiertas también funciona. Me gustan los productos de Mac pero no la manera en la que se manejan datos, así que en vez de sincronizar mi iCloud lo hago con mis cuentas de Google.

A elección personal.

Lo que yo hago es poner mi calendario a la vista semanal. De este modo tengo perspectiva de lo que tengo que hacer hoy pero también durante la semana. Es probable que mientras esté en ello haya imprevistos y alguna cosa se tenga que mover.

Para aplicarme cómo organizar mi tiempo diario más productivamente, es probable que haya apuntado detalles en alguna tarea en concreto. Si he apuntado alguna nota, no hay problema en poner la vista diaria mientras estoy en ello.

nota en una microtarea

Por lo general nunca tengo que apuntar muchas cosas así que mantengo la vista semana.

Planificar por la noche y al final de semana

A veces depende de las tareas que tengo que hacer, me tocará organizar mi tiempo diario cada noche. Planificar esas cosas que quiero hacer la mañana siguiente. De vez en cuando depende del proyecto, una vez a la semana.

Hacerlo por la noche tiene unos beneficios interesantes:

  • Organizar mi tiempo diario durante la noche anterior, en vez de la mañana en la que tengo que tengo que hacerlas. Me ayuda a estar más relajado cuando me levanto y centrarme solo en tomar acción. Veo que sé exactamente lo que tengo que hacer y no tengo que mirar mis notas para sacar tareas. Se me hace todo de bajada.
  • Me ayuda a no trabajar durante las noches. Es cuando he visto que soy más improductivo y tengo menos ganas de hacer cosas. Así bajo el ritmo y me centro en organizar mi tiempo diario con tiempo de sobras para pensarlo bien.

El impedimento más grande para organizar mi tiempo diario casi siempre, ha sido no saber en que trabajar. Por otro lado, la procrastinación acostumbra a ser un síntoma de no saber “por dónde coger la paella”.

Necesito organizar mi tiempo diario de forma efectiva. Tener un pequeño espacio de tiempo -por la noche- para hacerlo, me hace estar en “flow”. Por ejemplo si voy a empezar a escribir, cuando llevo un rato lo hago mucho más rápido y con ganas.

Así mi calendario acaba estando como debe de estar.

Ejemplo práctico

Para redactar este escrito mismo, he tenido que hacer lo que predico en la parte anterior. Este ha sido el proceso. Lógicamente también se puede aplicar a metas deportivas, para estudiar o hacer cualquier otra actividad.

Pero volviendo a este ejemplo, esa semana en concreto quería publicar el domingo. Y queriendo hacer una redacción a la semana, he seguido este esquema en la agenda.

ejemplo de organización semanal

Para poner cada cosa que tengo que hacer en el calendario, he seguido al siguiente proceso:

  1. ¿Cuándo planifico la semana? Planificar todo esto el domingo día 7 (por la noche). Justo antes de ponerme manos a la obra por la mañana siguiente. Hago una repasada a mis notas para ver lo que quiero hacer.
  2. ¿Cuándo publicaré? Quiero publicar el artículo sobre cómo organizar mi tiempo diario. Pongo la microtarea en el domingo día 14 que quiero publicar.
  3. Pongo la microtarea de maquetar el artículo para el lunes día 8.
  4. Llega el lunes y ese día esquematizo como quiero que quede el artículo. Tengo presente que algunas cosas cambiarán a medida que vaya redactando. Por ejemplo que quiera poner o sacar alguna sección o título.
  5. Termina el lunes. Es por la noche y ya tengo claro que secciones tengo que hacer. Así que puedo dividirlo por secciones en microtareas. Con esto me las dejo divididas durante el calendario semanal.
  6. Es martes. Son las ocho de la mañana y tengo marcado trabajar hasta las diez con las microtareas de ese día. Dejaré preparada la sección 1. Es probable que no me ocupe mucho tiempo. Cuando termine haré otra tarea de otro proyecto.

Ya sólo me quedará hacerlo.

La carga diaria es muy pequeña. Pero al final de la semana tendré algo hecho de lo que estoy orgulloso.

Trucos para ser más productivo

Algunas ideas que me han ayudado a mejorar la productividad.

Saber lo que tengo que hacer

Tengo un bloc de notas siempre cerca de mi. Para los que usan Android hay Google Keep, que he usado y funciona fantásticamente. Personalmente uso las mismas Notas de Apple, para sincronizar entre mis dispositivos, aunque con las cuentas de Google.

Lo importante es tener cualquier bloc de notas, pero tener uno.

Cuando es de noche, o domingo y tengo que organizar la semana tiro de notas. Ahí voy apuntando durante el día o con el móvil cuando se me ocurren cosas.

Siempre las tengo abiertas para que si me viene una idea de alguna cosa, lo apunto rápido, y continuo haciendo lo que hacía. En vez de distraerme empezando a hacer esa cosa.

Importancia de las tareas

Los calendarios virtuales permiten hacerme entender cómo organizar mi tiempo diario con colores. Si tengo que atender muchas cosas, le doy distintos colores a las microtareas.

  • Roja = muy importante
  • Amarilla = importancia media
  • Verde = cuando pueda

Cuando no todo tiene más o menos la misma prioridad, lo tengo todo del mismo color y voy haciendo minitareas.

Usando la técnica de Pomodoro (a veces)

Esta técnica dice trabajar durante 25 minutos y descansar 5. Se para más tiempo después de tres o cuatro “pomodoros”.

Sólo la uso para microtareas. Si quiero ponerme en un estado muy inmerso con lo que hago, por ejemplo escribiendo o estudiado, la omito del todo.

Me pongo un temporizador sin alarma de 25 minutos. Cuando veo que ha pasado este tiempo, decido si me tomo un “pomodoro” o no. Si estoy en flow, como es de esperar no querré que nada me rompa el momentum. Para estas tareas pequeñas es muy recomendable si al organizar mi tiempo diario quiero una sesión sin parar.

Planificación de la rutina

Acostumbro a trabajar unas horas por la mañana, y algunas más por la tarde. Mi rutina diaria refleja bien mi manera de organizar mi tiempo diario.

Antes lo que hacia era ponerme a trabajar tan pronto como me levantaba. A parte de palpitaciones lo que me trajo es sentir que no estaba en control de mis actividades.

Tener una rutina que empieza con una actividad que me gusta, y no relacionada con el trabajo me ayudar a empezar el día feliz y con buen pie.

Lo que tengo claro que hago nada más levantarme es:

  • No mirar las redes sociales
  • No leer los medios de comunicación
  • Haciendo algo de lo que me sentiré orgulloso un poco más tarde

Por esto leo un poco mientras bebo café o té. Al cabo de media 20 minutos o una hora, me toca trabajar.

Limpiar y organizar

Parece una tontería pero cuando siento que tengo demasiadas cosas que hacer… Empiezo a organizar mi zona de trabajo. Es posible que hasta limpie un poco, con lo que lo odio.

A ver. Si estoy en la cafetería no empezaré a limpiarla. Se entiende que lo hago si estoy dándole al portátil desde casa.

Esta acción me tomará 5 minutos contados, pero me vuelvo a sentar delante del ordenador con las cosas mucho más clara. No acabo de entender por qué pero funciona.

Hace cuestión de una semana, en una de estas sesiones empecé a sacar absolutamente todo lo que tenía en casa que no usaba. Terminando con una lista de cosas y regalando o hechando las otras. El productivismo me llevó al minimalismo.

Volver a los básicos

La de guía de 3.000 palabras que hay en internet para organizarse… Parece que me quieren decir que mi principal trabajo debería ser en aprender a ser productivo, y no a organizar mi tiempo diario.

Creo que el método de ejemplo y la manera de microtareas es muy simple y por lo tanto efectiva. Sí. Va dado de la mano.

A la que empezamos a comprar aplicaciones, a abrir hojas de excel y a querer ser demasiado productivos, es cuando la cagamos.

Fuentes y referencias

Comentarios, opiniones y valoración

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Cómo organizar mi tiempo diario. Mi calendario y método
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